[통신비] 직원 개인의 핸드폰요금을 회사에서 부담하는 경우?

[통신비] 직원 개인의 핸드폰요금을 회사에서 부담하는 경우?

직원 개인명의의 핸드폰요금을 회사에서 부담하는 경우 먼저 핸드폰요금이 회사업무와 관련한 것인지 확인 해야 됩니다.  업무와 관련된 경우에 한하여 법인의 통신비 등으로 비용처리(손금 산입) 가능합니다. 하지만 법인 업무에 사용된 것이 아닌 부분과 회사가 실비변상이 아닌 정액 보조금을 지급하는 경우에는 근로소득에 해당 됩니다.

즉, 법인이 사원 명의의 핸드폰을 법인의 업무에 직접 사용하고, 이와 관련한 통화료 상당액을 지출한 경우는 법인의 각 사업년도 소득금액 계산상 손금에 산입할 수 있는 것입니다.  통화료 상당액이 법인의 업무와 관련 있는지 여부는 객관적인 증빙자료에 의하여 사실판단할 사항입니다.

여기서, 업무와 관련된 것인지를 입증하는 객관적인 증빙자료가 어떤 것인지에 대해서는 법에 규정되어 있지 않습니다. 이는 법인의 업종, 직원의 업무내용에 따라 사실판단할 사항입니다.  업무수행에 필요하다고 인정되는 범위 안에서 통신비 지급규정이나 사규등에 따라 작성되고 계산된 객관적인 자료에 의해 지급사실이 확인되면 됩니다.

또한 직원에게 핸드폰요금을 지원하는 경우는 재화나 용역의 공급대가가 아니므로 정규증빙서류를 구비하지 않아도 됩니다.  이 경우 임직원의 핸드폰요금 청구내역을 받아 업무사용부분을 체크하여 지급하기에는 실무적으로 무리가 있습니다. 그래서 회사 사규나 내부의 품의서, 통신비 지급규정에 의해 처리하면 됩니다.

통신비지급규정은 회사의 업무 용도로 임직원 개인 명의의 휴대폰을 이용하였을 경우 핸드폰 사용료의 지급에 관한 기준을 정하는 것을 목적으로 작성하여 회사에 보관하시면 됩니다.

통신비지급규정에는 통신비지급 대상 및 금액을 산정하고 지급방법을 명시해야 합니다. 통신비를 지급받고자 하는 근로자는 휴대폰 사용료의 월간 사용 내역을 담당자에게 제출하여 처리하시면 됩니다.

일반적으로 핸드폰은 개인용도로 사용되므로, 당해법인의 업무를 위하여 사용되었는지 여부 등을 법인이 관련 증빙자료를 통해 증명해야 합니다.

회사의 지급규정이 없거나 업무와 관련하여 지출한 사실을 객관적인 자료에 의하여 입증할 수 없는 경우, 또는 실비변상이 아니라 매월 일정액을 보조하는 경우에는 당해 직원의 급여로서 소득세를 과세하여야 하는 것으로 보입니다.

핸드폰요금은 업무용, 개인용으로 구분하기가 어렵습니다. 그래서 직원에게 핸드폰요금을 지원하는 경우 통신비 지급규정에 의해 월 청구액이 일정금액 이내인 경우  금액전체를 지급하고 일정금액이상인 경우 요금청구서와 통화내역서를 함께 제출하여 한도 초과분이 업무관련한 것인지를 구분할 필요가 있습니다.

직원들의 해외출장시의 핸드폰 로밍요금 지원의 경우는 요금청구서와 통화내역서를 첨부하여 업무용인지 개인용인지 구분하여 지급하시면 됩니다. 

법인의 휴대폰비용 손금산입여부에 관한 다음과 같은 예규가 있습니다.

법인인 종업원의 핸드폰을 법인의 업무에 사용하도록 하고 이에 대하여 부담하는 통신비용이 건전한 사회통념에 비추어 법인의 비용으로 인정될수 있는 범위 안의 금액인 경우에는 이를 당해 법인의 각 사업년도 소득금액 계산시 손금에 산입할수 있는것이나, 당해 법인의 업무와 관련되었는지의 여부 및 부담범위의 적정성에 대하여는 당해 법인의 업종, 종업원의 업무내용 및 부담기준 등에 따라 사실 판단할 사항입니다.(법인, 법인46012-368,2001.02.16)

법인이 종업원(일용근로자 제외)이 소유하고 있는 핸드폰을 법인의 업무에 사용하도록 하고 사용료납부통지서상의 금액 전액을 법인이 부담하는 경우에 업무수행상 통상 필요하다고 인정되는 부분은 손금에 산입하는 것이나, 그 초과 부분은 당해 종업원에 대한 급여로 하여 손비처리하는 것입니다.(법인, 제도46012-1181, 2001.06.29